Tout savoir sur la fiche de paie
La fiche de paie (ou bulletin de paie) est un justificatif de paiement que l’employeur doit fournir à l’employé. Les mentions qui y figurent sont fixées par la loi. Afin de rendre la fiche de paie plus claire et plus lisible, des modifications ont été apportées ces derniers mois. Tout savoir sur la fiche de paie.
Fiche de paie : les informations obligatoires
Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques.
Le modèle de fiche de paie doit présenter les éléments suivants : (cliquez sur le menu déroulant)
Les informations ne devant pas figurer sur la fiche de paie
La fiche de paie ne peut pas faire figurer de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. Le cas échéant, la nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie que l’employeur fournit au salarié
Lire aussi : Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage | La déclaration sociale nominative (DSN), une déclaration dématérialisée de la paie des salariés
Les conditions de remise de la fiche de paie au salarié
La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Sauf cas spécifique (voir ci-dessous) il ne peut être exigé par l’employeur, aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié, en dehors – éventuellement – de celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Á savoir
Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut s’accompagner de modalités spécifiques :
- lorsque l’employeur à recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative : titre emploi-service entreprise (TESE), chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif
- lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, est inférieure à un mois, l’employeur n’émet qu’un seul bulletin de paie.
Consultation de la fiche de paie via le compte personnel d’activité (CPA)
Les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé au compte personnel d’activité.
Contestation de la fiche de paie
Le salarié peut contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Inversement, un employeur peut demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié.
Généralement, touet action de contestation d’un bulletin de paie est encadrée par un délai de prescription de 3 ans.
Durée de conservation de la fiche de paie
Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée et cette précision doit apparaître clairement sur ce document.
L’employeur doit quant à lui conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, éventuellement sur support informatique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l’employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émis sous forme électronique, pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Lire aussi : Estimez le coût d’une embauche d’un salarié en CDI, en CDD ou en apprentissage
- Arrêté du 25 février 2016 modifié par l’arrêté du 9 mai 2018 (libellés, l’ordre et le regroupement des informations du bulletin de paie)
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5 (remise du bulletin)
- Code du travail : articles R3243-1 à R3243-9 (mentions obligatoires, facultatives, interdites)
- Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 (dématérialisation des bulletins et accessibilité dans le cadre du CPA)
- Décret n° 2016-190 du 25 février 2016, relatif aux mentions figurant sur le bulletin de paie
- Arrêté du 25 février 2016, fixant les libellés, l’ordre et le regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie mentionnées à l’article R. 3243-2 du Code du travail
- Sur le site du ministère du Travail
- Sur le site service-public.fr
- Sur le site service-public-pro.fr
La déclaration sociale nominative (DSN) sera le vecteur de la nouvelle fiche de paie clarifiée. Elle se généralise au 1er janvier 2017. Son objet : simplifier les obligations déclaratives des entreprises et permet une transmission mensuelle de la plupart des déclarations et formalités sociales.