Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
Contrats, factures, livre comptable, statuts… Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ? Toutes les réponses ici.
Les durées légales de conservation de vos documents
Documents civils et commerciaux
| Document à conserver | Durée de conservation | Texte réglementaire applicable |
|---|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Contrat conclu par voie électronique | 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation | article L213-1 du Code de la consommation |
| Correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code de commerce |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | article 2227 du Code civil |
| Document bancaire (talon de chaque, relevé bancaire…) | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Document établi pour le transport de marchandises | 5 ans | article L110-4 du Code de commerce |
| Déclaration en douane | 3 ans | article 16 du règlement européen n°2913/92 |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | article L114-1 du Code des assurances |
| Facture clients ou fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code de commerce |
Documents et pièces comptables
| Document à conserver | Durée de conservation | Texte réglementaire applicable |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code du commerce |
| Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable | article L123-22 du Code du commerce |
Documents fiscaux
L’article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.
Documents sociaux
| Document à conserver | Durée de conservation | Texte réglementaire applicable |
|---|---|---|
| Statuts d’une société | 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés | article 2224 du Code civil |
| Compte annuels (bilan, compte de résultat et annexe) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice | article L123-22 du Code de commerce |
| Convocations, feuilles de présence et pouvoirs | 3 ans | article L225-117 du Code de commerce |
| Rapports du gérant ou du conseil d’administration | 3 ans | article L225-117 du Code de commerce |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 ans | article L225-117 du Code de commerce |
| Registre des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration | 5 ans à partir du dernier procès-verbal enregistré | article 2224 du Code civil |
| Ordre et registre des mouvements de titres | 5 ans à compter de la fin de leur utilisation | article 2224 du Code civil |
Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 5 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.