Accueil d’un stagiaire : quelles règles devez-vous respecter ?

Lorsque vous accueillez un stagiaire au sein de votre structure, vous êtes tenu de respecter la réglementation. Rémunération, durée du stage, avantages accordés… Quelles sont vos obligations en la matière ? On fait le point.

SOMMAIRE

1. Qu’est-ce qu’un stage ?
2. Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?
3. Quelles missions l’entreprise peut-elle confier à un stagiaire ?
4. Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir ?
5. Combien de temps un stage peut-il durer ?
6. Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?
7. Devez-vous verser une gratification financière au stagiaire ?
8. De quels droits et avantages financiers le stagiaire doit-il bénéficier ?
9. Le stage, et après ?

Qu’est-ce qu’un stage ?

Le code de l’éducation définit le stage comme une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel. Il permet à l’élève ou l’étudiant de développer des compétences professionnelles et de mettre en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle.

Cette période en milieu professionnel doit faire l’objet d’une convention entre le stagiaire, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement.

Dans quel cadre pouvez-vous accueillir un stagiaire ?

La première chose à noter est que, pour accueillir une personne en stage, cette dernière doit obligatoirement suivre un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures minimum par année d’enseignement (article D124-2 du code de l’éducation).

En d’autres termes, une entreprise ne peut pas accueillir une personne en stage en dehors d’un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.

Tout stage doit par ailleurs faire l’objet d’un double encadrement :

• par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement d’enseignement
• et par un tuteur désigné par l’entreprise, chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire.

À savoir

• Un stagiaire n’étant pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille, il n’a pas le statut de salarié. L’employeur n’a donc pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf.
• ll doit en revanche mentionner, dans une partie spécifique du registre unique du personnel, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement selon l’ordre d’arrivée (article L1221-13 du code du travail).

Quelles missions l’entreprise peut-elle confier à un stagiaire ?

Un stage doit permettre, en premier lieu, au stagiaire d’acquérir et de mettre en œuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être « conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement  et approuvées par l’organisme d’accueil » (article L124-1 du code de l’éducation).

À noter : il n’est pas possible de conclure une convention de stage dans les cas suivants :

• pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
• pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
• pour faire face à un accroissement temporaire d’activité
• pour occuper un emploi saisonnier.

À savoir

Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité (article L124-14 du code de l’éducation).

Combien de stagiaires pouvez-vous accueillir ?

Cela dépend de la taille de l’entreprise (article R124-10 du code de l’éducation) :

• pour les entreprises de moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir trois stagiaires maximum en même temps
• pour les entreprises de 20 salariés et plus, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l’effectif. Par exemple, une entreprise de 75 salariés peut accueillir au maximum 12 stagiaires en même temps (75 x 15 % = 11,25 – l’effectif étant arrondi à l’entier supérieur).

À propos du délai de carence

Sur un même poste, l’employeur doit respecter un délai minimal (appelé « délai de carence ») pour pouvoir proposer un nouveau stage. Il correspond à un tiers de la durée du stage précédent. Ainsi, si le précédent stage avait une durée de trois mois, l’employeur doit respecter un délai d’un mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

Combien de temps un stage peut-il durer ?

La durée d’un stage est de six mois maximum par organisme d’accueil et par année d’enseignement (article L124-5 du code de l’éducation).

Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, en considérant que :

• sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
• 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l’année d’enseignement, 924 heures de présence effective dans l’organisme d’accueil.

À savoir

Les jours de congés et d’autorisation d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage (article L124-13 du code l’éducation).

Quelles sont les règles concernant la convention de stage ?

Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont il dépend.

Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives relatives au bon déroulement du stage. Dans le détail, une convention de stage doit notamment renseigner les informations suivantes (article D124-4 du code de l’éducation) :

• l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement
• les activités confiées au stagiaire et compétences à acquérir au cours du stage
• les noms de l’enseignant référent et du tuteur dans l’organisme d’accueil
• les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
• les conditions d’autorisation d’absence
• le taux horaire de la rémunération (appelée « gratification », voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les conditions de son versement
• les avantages éventuels accordés au stagiaire (restauration, hébergement, remboursement de frais…)
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d’accident de travail.

En savoir plus sur le contenu de la convention de stage

À savoir

• Notez que lorsque le stage dure plus de deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de prise de congés et d’autorisations d’absence. En dessous de deux mois, la prise de congés n’est pas obligatoire.
• Les règles énoncées ci-après et dans le reste de cet article concernent uniquement les stages d’élèves et étudiants effectués dans le cadre d’un stage d’initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les autres types de stages, comme ceux effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue et faisant l’objet d’un contrat de travail, d’autres règles s’appliquent .

Devez-vous verser une gratification financière au stagiaire ?

Le versement d’une gratification mensuelle au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de deux mois, même si sa présence n’est pas continue. Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,05 € par heure de présence effective au 1^er janvier 2023 (article L124-6 du code de l’éducation).

En dessous de cette durée de deux mois, la gratification est facultative et relève d’une négociation entre le stagiaire et l’organisme d’accueil.

Calculez la gratification de votre stagiaire

Le site entreprendre.service-public.fr propose un simulateur permettant aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire :

Accédez au simulateur de calcul de la gratification minimale d’un stagiaire

De quels droits et avantages financiers le stagiaire doit-il bénéficier ?

Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre et conditions que les salariés de l’organisme d’accueil, de protections et de droits, liés notamment au harcèlement moral (article L124-12 du code de l’éducation). Il a également accès à certaines prestations, telles que les activités culturelles et sociales du comité d’entreprise. Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant l’octroi de titres-restaurant.

À propos des frais de transport

Concernant les frais de transports publics (métro, bus, location de vélo…) engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de stage depuis son domicile, le remboursement à hauteur de 50 % de ces frais est une obligation pour l’employeur (article L3261-2 du code du travail).

En revanche, la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels pour se rendre sur le lieu de travail n’est pas obligatoire. Le code du travail stipule que l’employeur « peut prendre en charge » ce type de déplacement. La prise en charge doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l’employeur (article L3261-4 du code du travail).

À savoir

• Le remboursement de ces frais divers ne fait pas partie de la gratification mensuelle, mais doit être payé en plus.
• En cas de non-respect des règles d’encadrement des stages, l’employeur encourt une amende administrative pouvant aller jusqu’à 2 000 € par stagiaire concerné (article L124-17 du code de l’éducation).

Le stage, et après ?

À la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation. Celle-ci mentionne la durée effective du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Retrouvez un modèle d’attestation de stage

De son côté, le stagiaire transmet à son établissement d’enseignement un document dans lequel il évalue la qualité de son stage.

À savoir

Il est possible d’embaucher le stagiaire à l’issue de la période de stage. Ce dernier bénéficie alors, sous conditions, de certains avantages (réduction de la durée de la période d’essai, prise en compte de la durée du stage dans le calcul de l’ancienneté…). En savoir plus.