Factures : les garder pendant combien de temps ?
La période estivale est plus calme et vous souhaitez en profiter pour faire le tri dans vos factures et jeter celles qui ne doivent plus être conservées. Mais avant de libérer de la place dans vos armoires, savez-vous combien de temps vous devez les conserver ?
Un délai de conservation
Un avis. Lorsque l’administration fiscale envisage un contrôle de l’entreprise, elle va, lorsqu’il s’agit d’une vérification de comptabilité sur place, lui envoyer un avis de contrôle lui précisant notamment les années sur lesquelles portera cet examen.
Une demande. Dans le même temps, le contrôleur sollicitera l’entreprise pour avoir communication de ses documents comptables.
Une obligation. Rappelons que toute entreprise est dans l’obligation de tenir une comptabilité, ce qui implique donc d’être en mesure de présenter, sur demande de l’administration fiscale, tous les documents comptables qui sont de nature à justifier l’exactitude des résultats qui sont indiqués dans les déclarations : livre-journal, grand-livre, balances, inventaires, etc., pièces de recettes (factures clients), pièces justificatives des dépenses (factures fournisseurs notamment), relevés bancaires du compte professionnel de l’entreprise, etc. Pour respecter ses obligations, l’entreprise doit donc conserver ces documents, et notamment les factures. Mais pendant combien de temps ?
Un délai. Les pièces justificatives, et notamment les factures, doivent être conservées pendant une durée de dix ans à compter de la clôture de l’exercice (C. com art. L 123-22) . Notez qu’il existe des délais différents, parfois plus courts pour les documents fiscaux. Ainsi, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle doivent être conservés, sauf exceptions, six ans (LPF art. L 102 B) .
Conseil. Ce délai est celui imposé par l’administration fiscale. Pour des raisons autres que fiscales, conservez au-delà du délai de dix ans les factures spécifiques aux investissements et celles prouvant la valeur des équipements auprès des assureurs.
Comment ?
Papier. De nombreuses entreprises conservent leurs factures sous format papier, ce qui peut représenter un volume conséquent en termes d’archivage. C’est pourquoi il est préférable de recourir à un mode d’archivage dématérialisé.
Dématérialisé ? Les factures papier reçues ou émises peuvent être conservées sur support informatique, mais cela suppose de respecter certaines conditions (BOFiP-BOI-CF-COM-10-10-30-10) .
Conditions ? Le transfert des factures papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti, soit d’un cachet serveur, soit d’une empreinte numérique, soit d’une signature électronique, soit de tout dispositif sécurisé équivalent. Chaque fichier est horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.
À noter. L’administration fiscale précise que les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.