Durée de conservation des documents pour une entreprise
Combien de temps devez-vous impérativement conserver vos factures ? Vos statuts ? Les règles de conservation des archives sont complexes. Voici un tableau récapitulatif de la durée de conservation des principaux documents d’une entreprise.
Banque
Chèque à déposer Ils sont valables pendant 1 an et 8 jours maximum, à compter de la date figurant sur le chèque. Passé ce délai, votre chèque ne pourrez plus encaisser ce chèque
Relevés de compte 10 ans (30 ans recommandé)
Talons de chèque 10 ans (article 110-4 du Code du Commerce)
Commerce
Contrats 10 ans à compter du terme du contrat (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Copie des lettres envoyées (correspondance commerciale) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Lettres reçues (correspondance commerciale) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Comptabilité
Bilans, comptes de résultat et annexe 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Bons de commandes 10 ans
Bons de livraison 10 ans
Factures fournisseurs 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Honoraires clients 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Livres et registres comptables 10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre
Impôts
Déclaration d’impôt sur le revenu 3 ans (par exemple, la déclaration des revenus 2006 peut être controlée jusqu’au 31 décembre 2009)
Justificatifs de TVA 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code du Commerce)
Paiement de l’impôt sur le revenu 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle
Paiement des impôts locaux 4 ans à compter de la mise en recouvrement du rôle
Personnel salarié
Bulletins de paies 5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail)
Contrat de travail 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil)
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires 1 an (article L 611-9 du Code du Travail)
Documents relatifs aux charges sociales 3 ans (article L 244-3 du Code de la Sécurité Sociale)
Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire 30 ans à compter du terme du contrat (article 2262 du code Civil)
Reçus de solde de tout compte 5 ans à compter de leur établissement (article L 143-14 du code du Travail)
Registre du personnel 5 ans à compter de la clôture du registre (article L 620-3 du Code du Travail)
Société
Carnet à souche des attestations d’inscription en compte 30 ans
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) 10 ans à compter de leur établissement (article L 123-22 al. 2 du Code de Commerce)
Ordres de mouvement 30 ans
Pièces modificatives des statuts 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil)
Rapports des commissaires aux comptes 10 ans
Rapports du gérant ou du conseil d’administration 3 ans
Registre de titres nominatifs et des mouvements de titres 30 ans
Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (cotés et paraphés) 30 ans
Feuilles de présence et pouvoirs 3 ans
Statuts 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (article 2262 du Code Civil)